Używanie samochodu służbowego do celów prywatnych

Zdarza się bardzo często, że pracownicy wykorzystują samochód służbowy do celów prywatnych. Większość przedsiębiorców nie wie jednak, w jaki sposób rozliczane jest prywatne używanie pojazdu służbowego. Jak wygląda więc używanie samochodu służbowego do celów prywatnych zgodnie z literą prawa?

Kwestie podatkowe

Samochód służbowy do celów prywatnych wykorzystuje wielu pracowników. Wówczas, kiedy zatrudniony nie ponosi z tytułu używania auta żadnych kosztów, uzyskuje przychód ze stosunku pracy. Innymi słowy, używanie samochodu służbowego do celów prywatnych nieodpłatnie jest dodatkowym przychodem. Wszystko dlatego, że przychód pracownika stanową nie tylko same wypłaty, ale również wartość pieniężna świadczeń w naturze, ewentualnie ich ekwiwalentów. Jednym z nich jest użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych bez ponoszenia kosztów. Dlatego takie świadczenie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Obowiązki pracodawcy i pracownika przy użytkowaniu auta służbowego prywatnie

Pracodawca, który pozwala na prywatne użytkowanie samochodu służbowego, powinien jasno określić zasady korzystania z pojazdu w regulaminie pracy lub umowie. Warto wskazać, czy pracownik może korzystać z auta poza godzinami pracy, w weekendy czy podczas urlopu. Pracownik powinien przestrzegać ustalonych zasad, a także prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, jeśli jest to wymagane. W przypadku naruszenia ustalonych reguł, pracodawca ma prawo wyciągnąć konsekwencje służbowe lub finansowe.

Ryczałt za używanie samochodu służbowego do celów prywatnych w 2020 roku

Skoro użytkowanie samochodu firmowego do celów prywatnych jest opodatkowane, należy ustalić wartość tego świadczenia. Wysokość ryczałtu zależy od dwóch czynników:

• pojemności silnika użytkowanego samochodu,

• liczby dni, w których pracownik użytkował samochód.

Ryczałt za użytkowanie samochodu służbowego do celów prywatnych w 2020 roku wynosi:

• 250 zł – dla samochodów z silnikiem o pojemności do 1 600 cm3,

• 400 zł – dla samochodów z silnikiem o pojemności powyżej 1 600 cm3.

Warto tu zwrócić uwagę na art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zauważa on, że** wartość świadczenia na każdy dzień korzystania z samochodu firmowego do celów prywatnych wynosi 1/30 kwot**. Nie ma tu znaczenia liczba przejechanych kilometrów.

Samochód służbowy używany do celów prywatnych a składki ZUS

Sam pracodawca musi natomiast naliczyć składkę ubezpieczeniową ZUS od wartości przychodu pracodawcy z tytułu korzystania z samochodu służbowego. Wartość tego świadczenia należy zsumować z innymi przychodami, jakie pracownik uzyskał w danym okresie, albowiem właśnie łączna kwota świadczeń jest podstawą ustalenia wymiaru składek ZUS. Należy tu dokonać podziału na część pokrywaną przez pracodawcę i pracownika.

Jeżeli pracownik używa samochodu służbowego tylko przez część miesiąca, wówczas wartość świadczenia ustalana jest w zależności od liczby dni, w których korzysta on z pojazdu. Wartość wynosi 1/30 kwoty ustalonej na podstawie ryczałtu.

Przykład

Marek wyjechał samochodem służbowym na 15-dniowy urlop. Firmowy pojazd, którym była Skoda Octavia III, miał silnik o pojemności 1598 cm3. Wartość przychodu wyniosła 125 zł, co wynika z poniższego równania.

250:30×15 = 125

Co zawiera ryczałt użytkowania samochodu firmowego?

Wartość takiego świadczenia określona ryczałtowo obejmuje koszty eksploatacyjne. Pokrycie tych kosztów jest niezależne od tego, w jakich celach pojazd jest użytkowany — służbowych czy prywatnych. Pracodawca zapewnia pokrycie następujących kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu:

• ubezpieczenie,

• przeglądy okresowe,

• wymiana opon,

• bieżące naprawy,

• materiały eksploatacyjne,

• wymiana oleju i innych płynów eksploatacyjnych,

• wymiana części zużywających się wskutek eksploatacji.

Jak łatwo zauważyć, limity, które zawiera w sobie art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie uwzględniają paliwa. Jednak również paliwo, jeżeli pracownik używa samochodu służbowego do celów prywatnych, jest przychodem z tytułu stosunku pracy. W jego przypadku podstawą do ustalenia wartości jest cena. Zużycie paliwa auta firmowego w realizacji celów prywatnych podlega opodatkowaniem podatkiem dochodowym.

Jeżeli jesteśmy już przy samochodach firmowych, warto nawiązać do leasingu. Nie jest tajemnicą, że obecnie to bardzo chętnie wybierana metoda finansowania zakupu auta przez firmę. Zwłaszcza że leasingować można nie tylko nowe samochody, ale również auta z rynku wtórnego. O leasingu tych ostatnich mówi artykuł pt. ““.