Czym jest flota samochodowa – jakie są rodzaje i przeznaczenie?

Flota samochodowa – co kryje się pod tym pojęciem?

Flota samochodowa, z języka angielskiego „car fleet”, to zespół pojazdów wykorzystywanych przez firmę w ramach prowadzonej przez nią działalności gospodarczej. W jej skład może wchodzić kilka, kilkanaście lub kilkadziesiąt pojazdów, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa, branży oraz charakteru świadczonych usług. Wchodzące w skład floty samochodowej pojazdy mogą mieć różne przeznaczenie i być wykorzystywane w różnych obszarach działalności przedsiębiorstwa.

Zarządzanie flotą samochodową to jeden z podstawowych obowiązków każdej firmy, która posiada własny tabor pojazdów. Związane z nim zadania mogą być realizowane w dwojaki sposób – zarząd nad taborem pojazdów może sprawować sama firma poprzez wyznaczonych do tego celu pracowników lub skorzystać z popularnej usługi outsourcingu, która polega na oddelegowaniu wszystkich obowiązków związanych z zarządzeniem flotą samochodową zewnętrznej, wyspecjalizowanej w tym zakresie firmie.

Rodzaje floty samochodowej, czyli jak dostosować tabor pojazdów do potrzeb swojego biznesu?

Nad rodzajem pojazdów, które wejdą w skład floty samochodowej, warto zastanowić się jeszcze zanim firma przystąpi do ich wyboru oraz zakupu. Samochody firmowe muszą być bowiem perfekcyjnie dostosowane do charakteru biznesu. W skład taboru aut firmowych mogą wchodzić m. in. samochody dostawcze, auta osobowe, autobusy, samochody ciężarowe, a także maszyny i sprzęt.

Kluczowe obowiązki i narzędzia fleet managera

Zarządzanie flotą samochodową wymaga nie tylko wiedzy technicznej, ale także umiejętności organizacyjnych i analitycznych. Fleet manager odpowiada za planowanie przeglądów technicznych, kontrolę kosztów eksploatacji, monitorowanie zużycia paliwa oraz organizację napraw i serwisów. Do jego zadań należy także dbanie o zgodność z przepisami prawa, prowadzenie ewidencji pojazdów oraz szkolenie kierowców. W codziennej pracy fleet manager korzysta ze specjalistycznych narzędzi informatycznych, które umożliwiają monitorowanie lokalizacji pojazdów, analizę kosztów, planowanie serwisów oraz generowanie raportów dotyczących eksploatacji floty. Dzięki temu możliwe jest szybkie reagowanie na nieprawidłowości i optymalizacja wykorzystania pojazdów.

Oprócz rodzaju pojazdów, przy ich wyborze należy wziąć pod uwagę także poziom spalania, awaryjność, cenę, a także przestrzeń ładunkową samochodów. Wszystkie te elementy wpływają bowiem na rentowność oraz skuteczność funkcjonowania floty i mają ogromne znaczenie w perspektywie długoterminowej. Wreszcie, należy także podjąć decyzję odnośnie wyboru sposobu finansowania floty oraz zarządzania gotowym taborem pojazdów.

Wynajem długoterminowy a zarządzanie flotą samochodową

Jeszcze kilkanaście lat temu większość przedsiębiorstw była niejako „skazana” na samodzielne zarządzenie flotą. Na ich barkach ciążył więc wybór odpowiedniej osoby, która będzie pełniła w firmie funkcję fleet managera, jej przeszkolenie, a także zaopatrzenie w narzędzia niezbędne do prawidłowego wykonywania swoich obowiązków. Wszystko to wiązało się z wysokimi kosztami, a także ze sporym ryzykiem.

Dziś sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Wszystko to za sprawą pojawienia się na rynku nowych form finansowania floty samochodowej z wynajmem długoterminowym na czele. To nowoczesna, skrojona na miarę potrzeb współczesnych przedsiębiorców usługa, z którą w pakiecie firma otrzymuje także profesjonalne wsparcie w zakresie zarządzania utworzonym w oparciu o nią taborem pojazdów.

Wynajem długoterminowy pozwala na zbudowanie od podstaw idealnie dostosowanej do potrzeb konkretnego biznesu floty pojazdów bez potrzeby kupowania ich na własność. Aby z niego skorzystać, wystarczy znaleźć wypożyczalnię oferującą usługę auto w abonamencie, wybrać z jej oferty odpowiednie pojazdy i podpisać umowę. Umowy w ramach wynajmu długoterminowego są zawierane na okres powyżej 12 miesięcy – współpraca trwa zwykle 2-3 lata. Z wynajmu długoterminowego warto skorzystać z dwóch kluczowych powodów.

Po pierwsze, jest to usługa, która pozwala z dużą dokładnością oszacować koszty związane z utrzymaniem taboru firmowych pojazdów. Jedynym wydatkiem, oprócz zakupu paliwa i opłat związanych z korzystaniem z płatnych parkingów oraz autostrad, jaki ponosi przedsiębiorstwo jest miesięczny abonament, którego wysokość pozostaje niezmienna przez cały okres obowiązywania umowy. Zawiera on nie tylko sam koszt użyczenia pojazdu, ale także opłaty związane z jego ubezpieczeniem, naprawami, zakupem części zamiennych, przeglądami technicznymi, assistance, a także sezonową wymianą opon.

Po drugie, w abonamencie zawarta jest także usługa profesjonalnego zarządzania flotą samochodową, realizowana przed doświadczonych fleet managerów z wypożyczalni. Czuwają oni nad prawidłowym funkcjonowaniem floty, reagują na wszelkie nieprawidłowości oraz kompleksowo wspierają firmę we wszystkich aspektach związanych z jej codziennym użytkowaniem.

Artykuł zewnętrzny